Het correct kunnen formuleren van eisen is erg belangrijk in het opstellen van een programma van eisen (PvE). Een programma van eisen is het onderdeel, in bijvoorbeeld een contract, waarin de opdrachtgever zijn bedoeling geeft over het te verwachten resultaat. Het is voor de opdrachtgever essentieel dat het resultaat van een opdracht past bij de verwachtingen.

Tips voor het opstellen van eisen

Een goede eis is SMART:

• Specifiek: de eis is duidelijk geformuleerd en laat geen ruimte voor interpretatie, daarnaast dekt de eis slechts één aspect van het resultaat.
• Meetbaar: het is mogelijk om via een meting te onderbouwen of de oplossing wel of niet aan de eis voldoet.
• Acceptabel: er is draagvlak voor de eis.
• Realistisch: de gestelde eis is haalbaar, ook in combinatie met de andere eisen.
• Tijdsgebonden: het is duidelijk wanneer er aan de eis voldaan moet worden. Dit hoeft niet in de vorm van een datum, maar kan net zo goed conditioneel zijn.

Er zijn verschillende eisen die grofweg in twee soorten kunnen worden verdeeld; De proceseisen beschrijven HOE een werk moet worden uitgevoerd en de Systeemeisen beschrijven WAT er moet worden gemaakt. Bij contracten worden deze eisen vaak in zgn. vraagspecificaties verzameld.

Een systeemeis kan functioneel of niet-functioneel zijn. Functionele eisen beschrijven de werking van een bepaalde systeemfunctie. Niet-functionele eisen bestaan uit technische aspecten, (ontwerp)randvoorwaarden, raakvlakken ed. Aspecten kunnen weer wat aangeven over RAMSHE (Betrouwbaarheid, Beschikbaarheid, Onderhoud, veiligheid, Gezondheid en de omgeving), een prestatie aangeven op de functie van het systeem of een specifieke uitvoering bevatten.

Een goede functionele eis geeft een beschrijving zonder dat de technische oplossing van te voren wordt bepaald.  Bij een goede functionele eis is er op die manier een optimale concurrentie mogelijk en hebben aanbieders vrijheid om zich te onderscheiden van de conculega’s.

Een eis wordt doorgaans geformuleerd met de werkwoorden “moeten” of “dienen te”. Bijvoorbeeld: “Het product moet blauw zijn” of “Het product dient de gebruiker te ondersteunen”. Om tot een goede eis te komen moet je nadenken over het te behalen resultaat. Wat moet het resultaat kunnen (doen)? Wat juist niet? Hoe vaak? Wees hierbij zo concreet mogelijk zodat (verkeerde) interpretaties niet mogelijk zijn. Kijk tevens uit dat de eis niet te beperkend wordt. Daarover later meer. Bij veel producten is het slim om goed naar de gebruiker te kijken. Wat stellen zij op prijs en wat moet absoluut voorkomen worden? Vraag daarbij door tot de kern van de bedoeling duidelijk is. Tot slot komen eisen vaak voort uit regelgeving. Bedrijven, maar ook de politiek (wetgeving), schrijven vaak al veel regels voor bij bepaalde producten. Vaak zijn dit eisen ter faveure van veiligheid en/of functionaliteit.

Een manier om te controleren of eisen correct zijn opgesteld, is door te proberen een foute oplossing voor de eis (of een set eisen) te bedenken. Als het mogelijk is om een ongewenst resultaat te bedenken die wél voldoet aan het programma van eisen, moeten er meer (of andere) eisen worden gesteld. Om te controleren of de set eisen volledig is, kun je tevens de volgende lijst met categorieën gebruiken:

• Uiterlijk (vorm, kleur, textuur, …)
• Veiligheid (voorkomen of beperken?)
• Ergonomie
• Functionaliteit
• Kwaliteit
• Materiaal en productie
• Levensduur
• Duurzaamheid (en circulariteit)
• Transport
• Kosten
• Regelgeving (wetten, enz.)
• Omgeving (temperatuur, vochtigheid, zuurtegraad, …)
• Prestaties (tijdens normaal- en oneigenlijk gebruik)

Wensen

Wensen zijn in tegenstelling tot eisen niet strikt. Wensen worden vaak met het werkwoord “mogen” gebruikt. Het is dus van belang dat dergelijke suggestieve werkwoorden niet voorkomen in een eis. “Het product mag blauw zijn” illustreert dat het product net zo goed een andere kleur mag worden. Het stellen van wensen is minder essentieel dan het stellen van eisen en om die reden ook minder gebruikelijk in een contract. Voordat een contract wordt opgesteld is het wel belangrijk om de klantwensen te inventariseren. De klant is tenslotte degene die blij moet zijn met het eindresultaat. Klanteisen die worden gehonoreerd worden vertaald in contracteisen.

Beperk de innovatie niet

Sommige eisen leiden tot beperkingen zoals uitvoeringseisen, functionele eisen geven richting en het belang van de opdrachtgever aan. Een tekort aan eisen geeft teveel vrijheden en kan leiden tot een product dat niet werkt in de bedoelde context. Andersom kan een overdaad aan eisen ook teveel beperken. Een goede set eisen geeft bedrijven de ruimte om te innoveren en met nieuwe oplossingen te komen. Dit wakkert natuurlijk ook de onderlinge concurrentie aan.

Er zijn verschillende manieren om beperkende eisen te voorkomen. Probeer elke gestelde eis te doorgronden om te bepalen wat de achterliggende reden (bedoeling, “de vraag achter de vraag”) van deze eis is. Sommige eisen worden al jaren hergebruikt door instanties om te voorkomen dat het wiel telkens opnieuw uitgevonden wordt. Op zich goed, maar het kan geen kwaad ze af en toe eens opnieuw tegen het licht te houden. Voorbeelden uit de praktijk zijn er genoeg. Bijvoorbeeld uitvoeringseisen die voorschrijven dat een specifiek materiaal toegepast moet worden, terwijl er inmiddels misschien al betere oplossingen voor bestaan. De eis zou beter verder afgeleid kunnen worden. Bijvoorbeeld in de vorm van een functie of minimale sterkte of omgevingsbestendigheid. Het is vervolgens aan de opdrachtnemers om te bewijzen dat er aan alle eisen wordt voldaan.

Hou overzicht

Eisen kunnen in omvang en complexiteit verschillen. Hedendaagse projecten hebben eisensets die vaak moeilijk te beheersen zijn met een Excelsheet. Zeker als teams groeien en meerdere mensen werken met de eisen en deze muteren en uitbreiden is het gebruik van een database nodig.

Eisen opstellen en managen, take it EASY

Met het softwarepakket EASE kunnen eisen op een goede manier worden beheerst. EASE bevat verschillende schermen die passen op de processen die belangrijk zijn bij het managen van eisen. Het opstellen van eisen wordt gefaciliteerd binnen het Contract beheersing pakket Het analyseren, beheren, structureren (RBS, Requirement Breakdown Structure), en verifiëren van eisen wordt gefaciliteerd binnen het Ontwerp pakket (evenals het ontwerpen van oplossingen voor die specifieke eisen).

Binnen Systems Engineering zijn er verschillende documenten waarin eisen een centrale rol spelen:

• CRS (Customer Requirements Specification)
• VSE (Vraagspecificatie Eisen)
• VSP (Vraagspecificatie Proces)
• SRA (Systems Requirements Analysis)
• SRR (System Requirement Report)
• SSS (System Subsystem Specification, ook wel objectspecificatie genoemd)
• SSRS (System SubSystem Requirements Specification)
• IRS (Interface Requirements Specification)
• SRS* (Software Requirements Specification)
• HRS* (Hardware Requirements Specification)
• SRR (System Requirements Review)

EASE bevat bovengenoemde templates en biedt vele mogelijkheden om bovenstaande specificaties eenvoudig te exporteren tot een kant en klaar rapportage document. Voor meer informatie over de afkortingen en betekenissen wijzen wij je graag op dit artikel.

*De afkorting SRS wordt omwille van praktische redenen soms ook als System Requirement Specification gebruikt .

**De HRS is officieel geen Systems Engineering document omdat Systems Engineering oorspronkelijk bedoeld was voor software ontwikkeling. Inmiddels wordt Systems Engineering niet alleen voor softwarematige oplossingen gebruikt, maar ook voor hardwarematige oplossingen of een combinatie van die twee.